工具条

OmniFocus 窗口左侧，在大纲旁的就是工具条。工具条由透视标签组成，用于在透视间快速导航，并（为透视而不是收件箱）提供一种高级别的方法，来了解正在进行的工作。每个内置透视的工具条的功能将在该透视的相应部分中进行讨论。

透视标签

您可以使用 OmniFocus 窗口左侧的标签在透视中切换。默认情况下，这包括以下内建透视：

• 收件箱，用于存放您想到的且会在稍后处理的所有任务和待办事项。

• 项目，其中相关的任务分组为首要计划和层级。

• 标签，与完成任务关联最大或对最有利的地点、人物、事情和精神状态。

• 预测，用于按时间顺序查看任务并将这些任务整合到计划中。

• 已标记，用于收集优先级或可见性最高的任务。

• 检查，用于定期检查项目进度并确定项目状态。

透视菜单中还有两个额外的透视，即已完成和已更改，它们可帮助您恢复错误放置的项目或检查进度和数据库的最近更改情况。这两个透视为数据库中的临时显示选项，因此从它们切换到其他标签会将其从工具条中移除（您可随时从“透视”菜单中重新打开这两个透视）。

工具条底部按钮

工具条底部含有按钮，用于快速访问基于当前透视和工具条选择的命令。

• 在项目或标签透视中时，使用添加按钮 分别创建新项目或标签。该按钮在其他透视中不可用。

• 动作菜单 提供了与当前透视和工具条选择环境相关的一系列工具。这些是您在工具条中按住 Control 点按一个项时出现的情境菜单命令子集。

收件箱

“收件箱”是全方位透视，可放入您要做的任意内容。要在“收件箱”中添加一个项，请导航到“收件箱”，然后选择文件 > 新动作。您还可以使用“快速入口”（窗口 > 快速入口）从 OmniFocus 的任意位置向“收件箱”内添加项。

很多工作流程将“收件箱”作为起始点和临时收纳箱，不论想法大小，都可以存放在这里。当一个“收件箱”项被处理完毕后（添加了项目或标签、将其转换为项目或将其分配做其他用途），该项很可能在这里消失，并出现在新的位置（取决于您的组织预置。

收件箱大纲

“收件箱”含有一个单独项列表，可以按层级组织为项群组。由于“收件箱”主要用作新任务的临时存放位置，因此并不支持简单分组以外的复杂操作；要向一个任务添加含有多个部分的层级结构，请考虑将其分配到带有检查器的现有项目，或通过编辑 > 转换成项目将其转换为一个项目。

收件箱显示选项

• 在“收件箱”中，显示： - 为您要在大纲中显示的项选择设置（可用是默认设置）。每个选项描述了包含或排除哪些项；要了解每个显示状态的详细信息，请参阅词汇。

• 布局 - OmniFocus Pro 向“收件箱显示”选项添加一个“布局”部分，您可以在这里自定义大纲，以显示一组有关此透视的特定属性。请查看布局选项了解详情。

项状态

此处描述的状态同时适用于收件箱中的项和项目中的动作。项可具有由其状态圈表示的更多状态；此处的状态是所有部分常见而且出现在检查器中的状态。

• 活跃 - 一个新添加项的默认状态，表示一个项目前计划用于工作。

• 已完成 - 已经成功完成的项的状态。点按项的状态圈，在选中项后按下空格键，使用检查器或编辑 > 状态 > 已完成将项标记为已完成。

  在完成一个项群组时，群组内的项继承已完成状态，并在大纲中以一个继承的已完成状态圈 表示。

• 已丢弃 - 项不再计划用于工作的状态。按住 Option 点按项的状态圈，在选中项后按住 Option 点按空格键，使用检查器或编辑 > 状态 > 已丢弃将项标记为已丢弃。

  在丢弃一个项群组时，群组内的项继承已丢弃状态，并在大纲中以一个继承的已丢弃状态圈 表示。

项目

项目是由多个项组成的任务，在 OmniFocus 中被称作动作。项目通常比单独的动作项复杂，而且可包括若干个相关动作。“项目”透视在一个列表中显示全部项目，这些项目可被分组为文件夹，以形成层级结构。

项目大纲

“项目”大纲显示您的项目列表及其包含的动作，其可见性取决于您的显示选项。

项目工具条

“项目”工具条显示按照层级结构分组为文件夹的项目列表。在工具条中点按一个项目进行单独查看；点按工具条中的“项目”标签或空白处，以在大纲中查看完整列表。

通过拖放可以重新安排工具条中的项目。如果您将一个项目放置在另一个上方，该项目即在其目标项目内转换为一个动作群组。

项目显示选项

• 在“项目”中，显示： - 为您要在大纲中显示的项选择设置（剩余是默认设置）。每个选项描述了包括或排除项的条件；详细信息请参阅词汇、项目类型和项目状态部分。

• 在大纲中显示文件夹 - 选中复选框后，大纲中会包括文件夹行及其中的项目。

• 布局 - OmniFocus Pro 向“项目显示”选项添加一个“布局”部分，您可以在这里自定义大纲，以显示一组有关此透视的特定属性。请查看布局选项了解详情。

项目类型

项目以其类型区分，类型根据项目中动作的必须完成方式而不同。项目类型还影响其中的动作如何根据透视的“显示”选项进行显示。

• 顺序 - 顺序项目的动作需要按预定顺序完成；需要先完成第一项，然后才能移动到下一项。在顺序项目中，一次只能执行一个动作。（从定义上讲，这也是项目的第一个可用动作）。

• 平行 - 平行项目由可以按任意顺序完成的动作组成。在平行项目中，所有未完成的动作都是可用的，而第一个可用动作就是列表中的第一个动作。

• 单个动作 - 从传统意义上说，单个动作列表并不是项目，而是一些彼此不互相依赖的、关系松散的动作。在一个单个动作列表中，所有动作均被看作是可用和首先可用。

项目状态

计划和随后检查一个项目时，给项目一个状态，表示工作是否正在进行或计划是否有改变会非常有用。

• 活跃 - 进行中的或新项目的默认状态。定期检查活跃项目，以确定已完成的进程及其是否您仍要完成的事项非常有用。

• 暂停 - 如果您不确定是否要继续项目，可以将项目的状态从“活跃”更改为“暂停”。如果您选择在“显示”选项中只显示“可用”的项，项目及其动作会从工具条和大纲的项目列表中移除。

  如果您将来决定再次优先处理，暂停的项目仍可供检查和重新考虑。

• 已完成 - 最终您会达到项目的成功结束。选择项目，然后在检查器的“状态”板块中选择“已完成”（这会将项目中的未结束动作自动标记为完成）。如果您想重新访问已完成项目，将您的“显示”选项更改为“全部”，或通过“全部”过滤器搜索项目。

• 已丢弃 - 如果您决定不再进行某个项目，可以将其完全“丢弃”。该项目将从“项目”列表中消失，其中的动作也相应隐藏。您还可以删除项目，但那样做不会保留任何记录；将其保持在已丢弃状态，意味着您可以返回并检查已完成的动作，而无需考虑其是否来自仍旧相关的项目等。

  要在数据库中查找已丢弃项目，在“显示”选项中选择“全部”，或通过“全部”过滤器搜索项目。

标签

在 OmniFocus 中，一个标签代表一个任务与其周围内容的联系。标签可以是与完成项目最相关的人、地点或事物，还可以代表最适合执行一个动作项的心态。

一个项可以有您认为有用的任意多个标签，同时标签不带有任何特定目的；您可以使用标签分配优先度、按能量水平或所需设备将项分组，或完全不使用标签。

“标签”透视在工具条中显示标签列表及其在大纲中所属的、按标签分组的全部动作列表。

标签大纲

“标签”大纲显示全部“收件箱”项和动作，按其所分配的标签分组。

标签虽然可以分配到项目，但项目本身不出现在“标签”透视中。在添加标签后被添加到项目中的动作将视情况继承“标签”大纲中出现的标签和那些动作。

标签工具条

“标签”工具条按创建时间顺序（默认）显示标签列表。通过拖动，您可以重新安排其在列表中的位置，并创建有层级结构的标签排列：家：院子或任务：比如硬件商店。

在工具条中点按一个标签进行单独查看；点按工具条中的“标签”标签或空白处，以在大纲中查看完整列表。

“标签”显示选项

• 在“标签”中，显示： - 为您要在大纲中显示的项选择设置（可用是默认设置）。每个选项描述了包含或排除哪些项；要了解每个显示状态的详细信息，请参阅词汇。

• 布局 - OmniFocus Pro 向“标签显示”选项添加一个“布局”部分，您可以在这里自定义大纲，以显示一组有关此透视的特定属性。请查看布局选项了解详情。

标签状态

正如项目一样，标签有一个状态，表示其目前是否与您的工作相关。在项目和标签上应用状态的视图选项相似；但标签状态的含义则有所不同。

• 活跃 - 标签的默认状态。活跃时，标签存在并以某种方式与您相关。

• 暂停 - 标签暂时不相关或由于某种原因不可用（某个必要工具被借出，某个同事在休假，或公共图书馆因重建而关闭），您可以将标签状态从“活跃”改为“暂停”。标签会保留在工具条中，但当查看“可用”项时，其动作则从大纲中移除。

• 已丢弃 - 如果标签已成为永久不相关或不可用状态，则可以完全丢弃。标签将从“标签”列表中消失，其动作也相应隐藏。您还可以删除标签，但那样做不会保留任何记录；将其保持在已丢弃状态，意味着您可以返回并检查已完成的动作，而无需考虑其是否来自仍旧相关的标签等。

  要在数据库中查找已丢弃标签，在显示选项中选择“全部”，或通过“全部”过滤器搜索标签。

标签排序

默认情况下，标签内的项以其出现在相应项目中的顺序排列（项目顺序）。如果未分配项目，则以其出现在“收件箱”中的顺序排列（收件箱顺序）。

您可以通过拖放重新安排标签中的项。标签在您做出更改后保存新的自定义顺序，同时以前的默认规则不再适用：任何后续添加到标签的项出现在列表尾部，您可以在那里为其进行手动排序。

预测

预测可帮助您了解项目的进度，检查即将截止的日期，以及在日历中随重要事件一起计划 OmniFocus 待处理事项。

要创建一个截止日期为您正在查看的一天的新动作，请在工具条中点按日期，然后选择文件 > 新动作 (Command-N)。

预测大纲

“预测”大纲显示每一天截止的项列表，按时间顺序排列（如果您在工具条中选择多项，则贯穿所选的多天），其间混合列出您选择在 OmniFocus 中显示的日历事件。

如果您在“显示”选项中指派了“预测”标签 ，浏览“今天”截止的项时，带有此标签的项会在大纲的一个单独板块中显示。

预测工具条

预测工具条上会以网格形式显示跨越下个月的日期范围，以便您快速了解后续几周中有哪些要完成的任务。

每个日期按钮显示与该日期相关联的动作数量。针对截止项，计数根据最紧急的项以色彩做标记：琥珀色表示即将截止的项，红色表示截止或已过期的项。要创建在某个具体日期截止的新动作，请点按相应的日期按钮，然后选择文件 > 新动作。

“预测”工具条有多个其他有用的互动：

• 在日期范围上点按并拖动以进行选择，将在这些日期截止的项拖动到大纲视图中。

• 按住 Command 键并点按可选择不连续的日期，例如下个月的每个星期六，以查看您未来几个周末中的安排是否清楚。

• 从大纲中将某个项拖放至工具条中的某个日期，使该动作在该日期截止。

• 如果您在拖动项时按住 Command 键，放置项时，OmniFocus 会设置推迟日期，而非截止日期。类似地，如果在拖动时按住 Option-Command 键，OmniFocus 会同时设置项的推迟日期和截止日期。

预测显示选项

• 在工具条中仅显示一周 - 打开此选项后，“预测”工具条中的日历将只显示一行日期（过去、将来和其间的五天范围）而不是默认的整个月份。

• 显示推迟的项 - 打开此设置后，在某一天计划开始的推迟的项，将在该日期出现在一个单独的已延期板块中。关闭此设置后，已推迟的项在截止前不会在大纲中显示。

• “今天”显示带此标签的项 - 使用 OmniFocus Pro，在此选择一个标签，可让相应的项出现在“预测”的今天视图中，以单独的板块在大纲中显示。设置后，此“预测”标签可通过选择编辑 > 添加标签“标签名”应用到大纲中任意位置的项。

• 显示日历事件 - 打开此设置后，您选择在“预测”中显示的日历事件将与同一天发生的 OmniFocus 项目同时出现。关闭此设置后，日历事件在大纲中显示。

• 日历 - 打开显示日历活动后，使用此子菜单选择您要在 OmniFocus 中显示的日历。来自所选日历的事件将与 OmniFocus 项按时间顺序一起交叉出现在“预测”大纲中。

  日历与 macOS 日历应用程序协同工作，以找出您跨服务及设备拥有的或订阅的日历，这包括 iCloud、Google Calendar 等。使用 macOS 系统偏好设置中的互联网帐户设置连接到共享的日历。

• 布局 - OmniFocus Pro 向“标签显示”选项添加一个“布局”部分，您可以在这里自定义大纲，以显示一组有关此透视的特定属性。请查看布局选项了解详情。

向 OmniFocus 添加日历

OmniFocus 还可与日历很好地整合，包括您可能通过 Apple 的 iCloud 与 OS X 或 macOS 上的日历同步的日历、Google 日历或您已订阅的所有 CalDAV 服务器。可在 OmniFocus 中查看的日历均以您 Mac 上的日历应用程序可查看的日历为基础；要添加、移除或修改您 Mac 上可用的日历，请使用日历应用程序的帐户偏好设置或文件菜单命令。

您日历上的事件将与您在 OmniFocus 中所计划的每日事件夹杂显示。要查看“日历”应用程序中某个活动的更多信息，请点按活动旁的日历图标

要修改列表中所见的内容或调整日历事件的显示时间，请选择显示 > 显示显示选项或点按工具栏中的“显示”。“预测显示”选项包括用于定制显示哪些外部日历（包括存储在 iCloud 中的日历和其他日历）的日历部分。

已标注

“已标注”透视包含带有已标注状态的全部项的集合。

要标注一个项，请点按大纲中项所在行的标注图标 （或在流体布局中，点按其状态圈的右上角），在检查器中点按标注，或选择编辑 > 设置标注 (Shift-Command-L)。您还可以使用此操作从一个项中删除标注。

标注某个项时，其状态圈会变为橙色 以引起您的注意，并使您了解当前正在发生某个重要事项。

如果您标注某一项目或动作组，其中的所有动作将继承该标注及其传达的迫切性。项上继承的（不是直接应用的）标注会在行、检查器或其状态圈上附加中空旗帜图标 。

已标注的大纲

“已标注”大纲中的项按截止日期先后排列（从最旧至最新），然后按项目排列（截止日期相同的项）。排序不受标注是否继承或直接应用的影响，同时在“已标注”中显示的项目仅限可以直接执行的项（不显示已标注的项目）。

已标注的工具条

“已标注”的工具条显示标签列表，与在标签透视中显示的相同。它们以其创建顺序出现，而且（与标签相同），通过拖动，您可以重新安排其在列表中的位置，并创建有层级结构的标签排列。

“已标注”显示选项

• 在“已标注”中，显示： - 为您要在大纲中显示的项选择设置（可用是默认设置）。每个选项描述了包含或排除哪些项；要了解每个显示状态的详细信息，请参阅词汇。

• 布局 - OmniFocus Pro 向“已标注显示”选项添加一个“布局”部分，您可以在这里自定义大纲，以显示一组有关此透视的特定属性。请查看布局选项了解详情。

检查

“检查”透视含有一个待检查项目的平级列表。

“检查”帮助确保项目在 OmniFocus 中描述准确，保持良好状态并为行动就绪。如果您的项目需要添加更多项，项目不再相关，或者近期不打算再执行，那么执行定期检查流程可以帮助您及时处理这些项目。

每一个项目都有一个间隔，规定您打算对其进行检查的频率和规划进行下一次检查的日期。您可以在日期和时间预置中更改默认的检查间隔，也可以使用检查器更改单个项目的检查间隔和下一次检查日期。

要检查剩余的项目：

1. 在工具条上选择工具栏透视（如果愿意，还有一个对应的按钮可供您添加到工具栏中）。在此视图中，剩余项目以其下一次计划检查日期进行分组。

2. 对于每个项目，请检查是否其具有适当的状态。您需要修改其动作还是添加新动作？您应该暂停项目、丢弃项目还是将其标记为已完成？是否每项内容都很好可以继续前移？

3. 如果您满意项目的状态，则进行选择。您将看到主大纲的顶部出现了一些检查特定的方便控件，点按标记为已检查，选择编辑 > 标记为已检查，或按住 Control 键点按并从快捷键菜单中选择标记为已检查。该项目的下一次检查日期将向后推迟，您可以继续检查另一项目。

检查大纲

当您进入“检查”透视后，工具条显示待检查项目的平面列表（不包括文件夹）。带有最早检查日期的项目将在大纲中打开供您检查。

在“检查”中，大纲每次仅显示一个项目以方便检查其内容。使用大纲标头中的箭头按钮在项目中导航，或在准备好移动到下一项目时，点按标记为已检查。

“检查”显示选项

• 在“检查”中，请显示： - 为您要在大纲中显示的项选择设置（剩余是默认设置）。每个选项描述了包含或排除哪些项；要了解每个显示状态的详细信息，请参阅词汇。

• 布局 - OmniFocus Pro 向“检查显示”选项添加一个“布局”部分，您可以在这里自定义大纲，以显示一组有关此透视的特定属性。请查看布局选项了解详情。

“已完成”和“已更改”

最后两个内建透视 - 已完成 和已更改 - 可通过透视菜单获得。这些透视在从数据库中找回被错误归档或神秘消失的项时非常有用。

“已完成”和“已更改”设计用于追踪项在数据库中的移动，但这些透视没有帮助完成工作的其他特定用途。